ในการเลิกใช้กระดาษซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการจัดการบันทึกNational Archives and Records Administration พร้อมด้วย Office of Management and Budget กำลังกำหนดให้หน่วยงานภายใต้M-19-21ส่งบันทึกถาวรในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์หน่วยงานต่างๆ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของหน้าที่ในการแปลงบันทึกกระดาษให้ เป็นดิจิทัล คาดว่าจะปฏิบัติตามมาตรฐานภายใต้Federal Agencies Digital Guideline Initiativeสรุปขั้นตอนที่องค์กรควรดำเนินการเมื่อต้องสแกน ประมวลผล และล้างข้อมูลการสแกนแบบดิจิทัลของบันทึกที่เป็นเอกสาร
Matt Doolittle ผู้จัดการพอร์ตโฟลิโอระดับโลกสำหรับเครื่องสแกนเอกสาร
ของ Kodak Alaris กล่าวว่ามาตรฐาน FADGI ได้กำหนดมาตรฐานระดับสูงสำหรับคุณภาพของภาพ ซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวัตถุประสงค์ในการเก็บถาวร
“ไม่สำคัญว่ารูปภาพจะมาจากอุปกรณ์จากผู้ผลิต A, B หรือ C หรือจากหน่วยงาน X, Y หรือ Z [บันทึก] เหล่านั้นทั้งหมดที่เข้ามาในคลังข้อมูลและพื้นที่จัดเก็บจะมีคุณภาพที่ดีอย่างสม่ำเสมอ ดังนั้น หากเราต้องการดูพวกเขาอีกครั้งในอีก 50 ปีหรือ 100 ปี เราจะมีพื้นฐานที่ดีในการเริ่มต้น” ดูลิตเติ้ลกล่าว
เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของรัฐบาลภายใต้M-19-21หน่วยงานต่าง ๆ กำลังเตรียมสแกนบันทึกจำนวนมาก
“เราอาจผลิตภาพหลายร้อยภาพต่อวันสำหรับโครงการอื่นๆ บางโครงการ บางภาพมาจากเอกสารสำคัญทางวัฒนธรรม เมื่อเราเริ่มดูเอกสารธุรกิจทั่วไป เรามีเอกสารหลายพันหรือหลายหมื่นรายการต่อวันที่ต้องแปลงเป็นดิจิทัล ซึ่งตรงตามมาตรฐาน FADGI คุณภาพสูงเหล่านี้ มันเป็นความท้าทายที่ใหญ่ขึ้นเป็นลำดับ เมื่อคุณพูดถึงการทำปริมาณมากและเป็นไปตามมาตรฐานเหล่านี้” ดูลิตเติ้ลกล่าว
หน่วยงานต่าง ๆ เห็นการปรับปรุงมาตรฐาน FADGI ครั้งล่าสุดในเดือนกันยายน 2559 ซึ่งเน้นไปที่การอนุรักษ์มรดกทางวัฒนธรรม แต่การอัปเดตอื่นกำลังเข้ามาโฟกัส
ดูลิตเติ้ลคาดว่าคำแนะนำ FADGI ใหม่ในปลายปีนี้จะมุ่งเน้น
ไปที่วิธีที่หน่วยงานต่างๆ ควรแปลงเอกสารทางธุรกิจให้เป็นดิจิทัล
“หลักเกณฑ์ FADGI แบบดั้งเดิมมีทุกสิ่งสำหรับเอกสารสำคัญทางประวัติศาสตร์ ซึ่งถูกนำไปใช้กับกระดาษที่พิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์เลเซอร์ มันไม่ใช่การแข่งขันที่ยอดเยี่ยมจริงๆ” เขากล่าว “ใน FADGI 2022 พวกเขากำลังเพิ่มบันทึกข้อความที่ทันสมัย ซึ่งจะช่วยให้เราในฐานะผู้ขายสร้างผลิตภัณฑ์ที่ดีขึ้นซึ่งสามารถใช้ในตลาดได้ และจะช่วยให้ผู้คนที่สแกนกระดาษจำนวนมากสามารถทำสิ่งนั้นได้ในลักษณะที่เป็น เหมาะสมกับเอกสารประเภทนั้นๆ”
ดูลิตเติ้ลกล่าวว่าหน่วยงานที่บรรลุเป้าหมายของ M-19-21 จะประหยัดเงินโดยลดต้นทุนการจัดเก็บกระดาษ อาณัติยังรับประกันคุณภาพของภาพในระดับที่สอดคล้องกันในบันทึกถาวรของรัฐบาลกลางทั้งหมด
“สิ่งที่มันกำลังทำคือการบังคับให้เอเจนซี่ทั้งหมดต้องมีมาตรฐานในระดับหนึ่ง เป็นเรื่องน่าประหลาดใจเมื่อคุณพูดคุยกับผู้คน คุณพบว่าผู้คนจำนวนมากอยู่ในส่วนต่างๆ ของสเปกตรัมของการถ่ายภาพเอกสาร คุณจะมีหน่วยงานที่เป็นผู้ใหญ่และมีการควบคุมอย่างดี ซึ่งมีนักเก็บเอกสารและผู้จัดการเอกสารมืออาชีพ รู้จักกระบวนการของพวกเขา และกำลังใช้เทคโนโลยีที่ทันสมัย คุณจะพบว่าถ้าคุณพูดคุยกับคนมากพอ จะมีบางคนที่ไม่ค่อยอยู่ตรงนั้น” เขากล่าว
NARA และ OMB ภายใต้ M-19-21 กำลังสั่งการให้หน่วยงานรักษาระดับสามดาวของ FADGI เพื่อเก็บรักษาบันทึกถาวร
“เรารู้ว่าภาพที่ออกมาจะเป็นสิ่งที่เราจำเป็นต้องทำการสกัดที่ดีจริงๆ สำหรับการรู้จำอักขระด้วยแสง หากเราต้องการขุดเอกสารเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อความหมายและข้อมูลที่แท้จริงในอนาคต นั่นคือสิ่งที่เราต้องการ” ดูลิตเติ้ลกล่าว
เพื่อให้แน่ใจว่าเครื่องสแกนได้รับการปรับเทียบเพื่อจับภาพจำนวนมากที่สอดคล้องกับ FADGI โดยทั่วไปองค์กรจะเรียกใช้การสแกนเป้าหมายเทียบกับมาตรฐาน Device Identifier Composition Engine (DICE) อย่างน้อยทุกวัน จากนั้นจึงเรียกใช้การสแกนผ่านซอฟต์แวร์ประกันคุณภาพ
“มันจะประเมินทุกแง่มุมของส่วนประกอบของเป้าหมายนั้น และตรวจสอบให้แน่ใจว่าเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ในแนวทางปฏิบัติของ FADGI หากทุกอย่างเรียบร้อยดี ระบบจะแสดงเครื่องหมายถูกสีเขียวที่ระบุว่าดำเนินการต่อและดำเนินการสแกนต่อสำหรับวันนั้น หรือจะบอกคุณว่าเป้าหมายไม่เป็นไปตามเป้าหมายในด้านใด จากนั้น คุณสามารถทำความสะอาดสแกนเนอร์ซึ่งมักจะเป็นปัญหา หรือทำการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ ที่คุณต้องการเพื่อให้ภาพเหล่านั้นกลับมาเป็นไปตามข้อกำหนดและทำขั้นตอนซ้ำ” ดูลิตเติ้ลกล่าว
Credit :เว็บสล็อตแท้ / สล็อตเว็บตรงไม่ผ่านเอเย่นต์
